Relatório de diagnóstico aos arquivos da RAM (FALHA NA LIGAÇÃO)

Arquivos da Administração Pública na Região Autónoma da Madeira

Os serviços de consultoria, no domínio da arquivística e da gestão da informação, podem ser solicitados por entidades públicas em condições a acordar. 

Tais condições poderão ser objeto de protocolo a elaborar com as entidades solicitantes, dependerão dos recursos a afetar ao projeto pela DRABL e poderão estar sujeitos ao pagamento dos valores previstos na tabela em vigor. Anexo I do Despacho n.º 6852/2015 publicado no Diário da República, 2.ª série — N.º 118 — 19 de junho de 2015. FALTA LINK

O apoio técnico prestado pela DRABM aos órgãos e serviços da Administração Pública na RAM, reporta-se às seguintes áreas de intervenção: conceção e gestão de sistemas de arquivo, gestão de documentos e avaliação de massas documentais acumuladas e emissão de pareceres técnicos sobre instrumentos de gestão de arquivo analógicos ou eletrónicos.

1.       Quais as etapas de um processo de consultoria?

1.1. Formalização do pedido através de ofício ou formulário. BREVEMENTE. Em vez de formulário, email (link).

1.2. Apreciação do pedido. A decisão será comunicada através de ofício ou email à entidade solicitante.

1.3. Em caso de deferimento do pedido, o processo de consultoria é formalizado através de celebração de Acordo de Colaboração e ficha de intervenção de projeto.

1.4. Nomeação de um interlocutor pela entidade solicitante, que representará a mesma nas reuniões técnicas com a DRABM.

1.5. Acompanhamento técnico, da DRABM, no decurso das fases do projeto.

1.6. Submissão do produto final objeto da consultoria, para emissão de competente parecer da DRABM.

2. Qual a finalidade da ficha de intervenção do projeto?

Este documento prevê os objetivos a alcançar, um cronograma dos trabalhos previstos a executar, a identificação preliminar do volume físico e do estado de conservação da documentação a intervencionar, bem como a identificação dos meios humanos e materiais a afetar ao projeto.
 

3. Quais os recursos necessários a afetar ao projeto, da responsabilidade da entidade solicitante?

- 1 Técnico Superior para as tarefas de levantamentos documentais e contextualização arquivística da documentação;

- 1 Assistente Operacional para as tarefas de separação de resíduos plásticos, ferrosos e/ou cartão danificado, bem como para colaborar na transferência das unidades de instalação, alvo de incorporação, no Arquivo e Biblioteca da Madeira;

- Local limpo e dotado de condições mínimas de salubridade, espaço este onde se desenvolverá os trabalhos arquivísticos previstos no projeto;

- 2 computadores (preferencialmente com ligação à rede informática do serviço e à internet), uma secretária e uma cadeira;

- Caixas azuis e brancas (35x26x16 cm.), resmas de folhas de impressão - formato A3 (destinadas a servir de capilhas para reacondicionamento documental de conservação definitiva), etiquetas autocolantes de caixas, lápis, borracha, apara-lápis;

- Transporte da documentação avaliada de conservação permanente para o Arquivo e Biblioteca da Madeira, bem como da documentação de eliminação para uma estação de abate de resíduos. Ver boas práticas de ingresso de documentos. Hiperligação.

4. O que fazer para submeter um RADA (Relatório de Avaliação de Documentação Acumulada) à DRABL?

Utilizar o modelo de RADA (link do ficheiro excel).

Entidades privadas e particulares detentores de documentação histórica

A colaboração com as entidades privadas e particulares detentoras de documentação histórica abrange as seguintes intervenções de avaliação e seleção da documentação.

1. Organização e descrição da documentação.

Esta colaboração pauta-se pelos seguintes critérios:

1. Valor histórico e cultural reconhecido do fundo ou coleção em causa;
2. Iniciativa e capacidade de mobilização de recursos próprios por parte do privado interessado na preservação e valorização do património documental que detém;
3. Complementaridade da documentação sobre a qual incide o apoio técnico relativamente ao acervo do ABM;
4. Possibilidade de continuidade, rentabilização e valorização do trabalho desenvolvido;

BOAS PRÁTICAS - INGRESSO DE DOCUMENTOS

DLR n.º 26/99, de 27 de Agosto – regulamenta a gestão de documentos na posse dos serviços dos órgãos de governo da Região Autónoma da Madeira e organismos sob sua tutela.
 

Portaria n.º 182/99, de 26 de Outubro – regulamenta os modelos de auto de entrega de documentos e guia de remessa para arquivo, a que se refere o n.º 2 do artigo 9.º, bem como o modelo de auto de eliminação de documentos, referido no n.º 2 do artigo 11.º, ambos do Decreto Legislativo Regional n.º 26/99/M, de 27 de Agosto.
 

DLR n.º 17/2001/M, de 29 de Junho – estabelece o regime de criação de arquivos intermédios a implementar nos serviços dependentes dos órgãos de governo da Região Autónoma da Madeira e organismos sob sua tutela.
 

DLR n.º 27/2020/M, de 27 de Abril – aprova a orgânica da Direcção Regional do Arquivo e Biblioteca da Madeira.
 

Portaria n.º 369/20, de 16 de Julho – aprova a estrutura nuclear da Direcção Regional do Arquivo e Biblioteca da Madeira.
 

DLR n.º 22/2024/M, de 10 de outubro – aprova a orgânica da Secretaria Regional de Economia, Turismo e Cultura do Governo Regional da Madeira.
 

Tabela das funções-meio
 

Fichas técnicas da DGLAB (1/11)
 

u  FT1: ELABORAÇÃO DE RELATÓRIOS DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO ACUMULADA

u  FT 2: O QUE É A LISTA CONSOLIDADA 

u  FT 3: APRESENTAÇÃO DE NOVO PROCESSO DE NEGÓCIO PARA INTEGRAÇÃO NA LISTA CONSOLIDADA 

u  FT 4: ELABORAÇÃO DE UMA PORTARIA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS A PARTIR DA LISTA CONSOLIDADA 

u  FT 5: APLICAÇÃO DE UMA TABELA DE SELEÇÃO 

u  FT 6: FORMA DE CONTAGEM DE PRAZOS DE CONSERVAÇÃO ADMINISTRATIVA 

u  FT 7: SUBDIVISÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO E CONSTITUIÇÃO DE AGREGAÇÕES 

u  FT 8: APLICAÇÃO DO DESTINO FINAL: O PAPEL DO DONO E DO PARTICIPANTE 

u  FT 9: BOAS PRÁTICAS DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS 

u  FT 10: TABELAS DE SELEÇÃO: APLICAÇÃO NO TEMPO 

u  FT 11: ELABORAÇÃO DE RELATÓRIOS DE AVALIAÇÃO SIMPLIFICADOS 

PLATAFORMA CLAV

Email: drabl@madeira.gov.pt