No âmbito da gestão e do tratamento de arquivos procede-se à organização e descrição dos documentos de arquivo, e à elaboração dos respetivos instrumentos de descrição e pesquisa, garantindo a eficiência do acesso à informação. É também neste âmbito de atuação que a DRABL emite parecer sobre portarias de gestão de documentos, processos de avaliação de massas documentais acumuladas e propostas de eliminação documental apresentadas pelas entidades produtoras de documentação administrativa. Entre outros, é ainda no âmbito da gestão de arquivos que se prestam serviços de consultoria, apoio e coordenação técnica no domínio da gestão de arquivos, independentemente do formato, suporte ou idade dos documentos, contribuindo para a harmonização de práticas e o cumprimento de normas técnicas aplicáveis.
Os serviços de consultoria, no domínio da arquivística e da gestão da informação, podem ser solicitados por entidades públicas em condições a acordar.
Tais condições poderão ser objeto de protocolo a elaborar com as entidades solicitantes e dependerão da disponibilidade de recursos a afetar ao projeto pela DRABL e pela entidade solicitante.
O apoio técnico prestado pela DRABL aos órgãos e serviços da Administração Pública na RAM reporta-se às seguintes áreas de intervenção: conceção e gestão de sistemas de arquivo, gestão de documentos e avaliação de massas documentais acumuladas e emissão de pareceres técnicos sobre instrumentos de gestão de arquivo.
Etapas de um processo de consultoria
1. Formalização do pedido através de ofício.
2. Apreciação do pedido. A decisão será comunicada através de ofício ou email à entidade solicitante.
3. Em caso de deferimento do pedido, o processo de consultoria é formalizado através de celebração de Acordo de Colaboração e ficha de intervenção de projeto.
4. Nomeação de um interlocutor pela entidade solicitante, que representará a mesma nas reuniões técnicas com a DRABL.
5. Acompanhamento técnico da DRABL no decurso das fases do projeto.
6. Submissão do produto final objeto da consultoria, para emissão de competente parecer.
Finalidade do Acordo de Colaboração e ficha de intervenção do projeto
Através destes documentos definem-se os objetivos a alcançar no âmbito do processo de consultoria, bem como um cronograma dos trabalhos previstos, a identificação preliminar do volume físico e do estado de conservação da documentação a intervencionar, e os recursos a afetar por ambas as entidades, incluindo os meios humanos, materiais, logísticos e operacionais da responsabilidade da entidade solicitante.
BREVEMENTE
DLR n.º 9/98/M, de 22 de maio – Constitui o Arquivo Regional da Madeira como o órgão de gestão dos arquivos da RAM.
DLR n.º 26/99, de 27 de agosto – Regulamenta a gestão de arquivos e documentos nos serviços dos órgãos de governo da RAM, estabelecendo o regime para a organização, preservação e acesso aos documentos, incluindo a sua incorporação no arquivo público regional.
Portaria n.º 182/99, de 26 de outubro – Regulamenta a gestão de documentos nos serviços e organismos sob tutela do governo regional, ao abrigo do Decreto Legislativo Regional n.º 26/99/M, de 27 de agosto, e estabelece modelos normalizados para Auto de entrega de documentos, Guia de remessa para arquivo e Auto de eliminação de documentos.
DLR n.º 17/2001/M, de 29 de junho – Estabelece o regime de criação de arquivos intermédios a implementar nos serviços dependentes dos órgãos de governo da Região Autónoma da Madeira e organismos sob sua tutela.
DLR n.º 14/2025/M, de 26 de setembro – Aprova a orgânica da Direção Regional dos Arquivos, das Bibliotecas e do Livro.
Portaria n.º 369/20, de 16 de julho – Aprova a estrutura nuclear da então Direção Regional do Arquivo e Biblioteca da Madeira.
Direção de Serviços de Gestão e Tratamento de Arquivos
Diretor de Serviços (em substituição): Nuno Mota
drabl@madeira.gov.pt
(+351) 291 145 310
