A Direção de Serviços de Aquisições e Gestão de Depósitos é responsável por coordenar as incorporações de arquivos de entidades públicas, os ingressos de bibliotecas e arquivos privados de valor histórico e cultural reconhecido, e ainda, as remessas do depósito legal de publicações provenientes da Biblioteca Nacional.
A incorporação de documentos que pelo seu valor histórico, jurídico e administrativo são considerados de conservação permanente é regulada em termos gerais pelo Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de março – diploma legal que define o regime geral das incorporações.
Na Região Autónoma da Madeira, cabe à Direção Regional do Arquivo e Biblioteca da Madeira, no âmbito das suas funções de arquivo definitivo público (n.º 1 do art.º 9.º do Decreto Legislativo Regional 26/99/M, de 27 de agosto), receber as incorporações de documentação das entidades públicas.
o Cartórios notariais
Código do Notariado:
Artigo 34º
Transferência de livros e documentos para outros arquivos
1. Os livros e documentos dos cartórios não podem ser transferidos para outros arquivos antes de decorridos 30 anos, a contar da sua conclusão ou inventariação.
2. Decorrido o prazo de 30 anos, os livros e documentos podem ser transferidos para os Arquivos Nacionais/Torre do Tombo e para as bibliotecas do Estado e arquivos distritais, nos termos das disposições legais aplicáveis.
3. A transferência é feita de cinco em cinco anos.
4.O tempo de permanência mínima dos livros e documentos nos cartórios notariais pode ser ampliado ou reduzido, pela Direção-Geral dos Registos e do Notariado, mas nunca pode ser inferior a 10 anos.
o Conservatórias do Registo Civil
o Tribunais
o Administração pública regional
Requisitos (art.º 8.º e 9.º do Decreto-lei n.º 47/2004, de 3 de março)
As incorporações de documentação são precedidas, obrigatoriamente, de processos de avaliação, seleção e eliminação definidos em portarias de gestão de documentos e, ainda, da elaboração de relatórios de documentação acumulada, a realizar pela entidade produtora ou detentora.
A documentação a incorporar deve estar devidamente inventariada, higienizada e acondicionada.
Os encargos com a inventariação, higienização e transporte da documentação a incorporar são da responsabilidade da entidade remetente, ficando os encargos relativos à desinfestação sob responsabilidade da DRABM.
Procedimentos para solicitar incorporações de documentos
Os pedidos de incorporações devem ser feitos pelos canais oficiais da instituição, via correio postal ou via correio eletrónico drabl@madeira.gov.pt
1. Preenchimento de guia de remessa cujo modelo é disponibilizado pela DRABL. Este documento deve ser enviado previamente em formato eletrónico para verificação;
2. A documentação deverá ser acondicionada em caixas de cartão acid free, cor castanha, com ventilação, com as seguintes dimensões: 35 (comprimento) X 26 (altura) X 16 (largura) cm. Caso as dimensões das caixas sejam diferentes das referidas, a entidade remetente deverá consultar a DRABM a fim de ser verificada a possibilidade da sua utilização;
3. A documentação deve ser liberta de todo o tipo de clipes, agrafos e ferragens;
4. As caixas devem ser identificadas, de modo inequívoco, com o respetivo acrónimo (sigla da entidade) e número (cota);
5. Os livros não necessitam de acondicionamento e, igualmente, devem ser identificados com o respetivo acrónimo (sigla da entidade) e número (cota);
6. A incorporação é, obrigatoriamente, precedida de uma visita de diagnóstico a realizar pela DRABL, a fim de verificar os procedimentos acima referidos;
7. Somente após a verificação da guia de remessa e a realização da visita prévia de diagnóstico se poderá proceder à incorporação;
8. A DRABL coordena tecnicamente o processo, dando apoio técnico à entidade remetente, incluindo reuniões e outras diligências necessárias, caso a visita de diagnóstico não seja suficiente para o esclarecimento dos procedimentos a adotar previamente a uma incorporação;
9. A transferência da documentação para as instalações da DRABL tem de ser acompanhada por um funcionário designado pela entidade remetente, o qual procede à conferência da documentação juntamente com um técnico da DRABL;
10. No dia da incorporação devem ser entregues, em formato papel e em duplicado, o auto de entrega e respetiva guia de remessa, a fim de serem assinados e rubricados por ambas as partes.
A DRABL aceita, em nome da Região Autónoma da Madeira, doações, depósitos, legados ou outras modalidades de ingresso, a título gratuito, de arquivos e de bibliotecas privadas com manifesto valor histórico e cultural.
Caso pretenda doar ou depositar um arquivo e/ou biblioteca privada, contacte-nos via drabl@madeira.gov.pt
Após receção de contacto será realizada visita de diagnóstico no sentido de aferir se o acervo tem relevância histórica e cultural que justifique o ingresso no Arquivo e Biblioteca da Madeira e consequente conservação permanente.
A DRABL aceita ofertas de livros mediante a submissão prévia de lista com os seguintes dados elementares de cada obra: título, autor, local, editor, ano de publicação. Este documento deve ser enviado para drabl@madeira.gov.pt.
Após submissão da lista, será realizada avaliação dos livros a oferecer tendo em conta possíveis existências de exemplares na nossa base de dados bibliográficos e, posteriormente, será estabelecido contacto no sentido de informar se podemos aceitar ou não a oferta de livros, que poderá ser parcial. Não aceitamos ofertas de livros em mau estado de conservação, nem ofertas de manuais escolares.
Brevemente
